Privacy recruitment statement

Merkle Nederland (bestaande uit Oxyma B.V., aFrogleap B.V., Sabaki Groep B.V. en Your Social B.V. hierna te noemen Merkle Nederland) verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten. Wij (Merkle Nederland) vinden het belangrijk dat je begrijpt hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt. In dit Recruitment Privacy Statement leggen we uit waarom en op welke manier we jouw persoonsgegevens verwerken. Als je vragen hebt neem dan contact op met onze Recruiter via human.resources@oxyma.nl of met onze Data Protection Manager.

Contact details Data Protection Manager: Maike Boumen is de Data Protection Manager van Merkle Nederland. Zij kan benaderd worden via maike.boumen@oxyma.nl.
Details Data Protection Officer: Mark Keddie is de Data Protection Officer van Merkle Global.

Op https://oxyma.homerun.co/ vind je altijd de laatste versie van dit Privacy Statement. Merkle Nederland kan dit Privacy Statement van tijd tot tijd aanpassen. Neem dus af een toe een kijkje op de hiervoor genoemde URL.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

We verzamelen en gebruiken verschillende soorten persoonsgegevens van je, zoals blijkt uit de niet-uitputtende lijst hieronder:

Type informatie

Voorbeelden

Gegevens om je te benaderen

Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres

Informatie over je vaardigheden en ervaring

CV, aanvraagformulieren, referenties, verslagen van kwalificaties, vaardigheden, opleidingen en trainingen, LinkedIn Profiel, en andere nalevingsvereisten.

Informatie over jouw geschiktheid om voor ons te werken

Referenties, interviewnotities, werkvisa, ID-informatie zoals paspoortgegevens en rijbewijsinformatie, records / resultaten van controles voorafgaand aan de tewerkstelling, inclusief strafbladcontroles, krediet- en fraudecontroles.

Gegevens om je te identificeren

Foto's, paspoort- en / of rijbewijsgegevens, elektronische handtekeningen, en Burgerservicenummer.

 

Wie verzamelt jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden verzameld door de Merkle Nederland-entiteit waarbij je solliciteert ten behoeve van het sollicitatieproces. Deze Merkle Nederland-entiteit is een gegevensbeheerder met betrekking tot de persoonsgegevens die over jou zijn verzameld. Je persoonsgegevens worden mogelijk ook verwerkt door andere Merkle Nederland- entiteiten. In dat geval zijn deze organisaties ook verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. 

Hoe worden jouw persoonsgegevens verzameld?

We verzamelen persoonsgegevens verstrekt door jezelf aan recruitment in correspondentie, op de website, per telefoon of in gesprekken. Daarnaast verzamelen we persoonsgegevens van jou die wij ontvangen van andere organisaties. We verzamelen bijvoorbeeld, referenties van je vorige werkgevers, de resultaten van een screening (indien toegestaan door toepasselijke wetgeving), en informatie wat we krijgen doorgestuurd via werving en selectiebureaus. 

Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens mogen alleen voor specifieke, uitdrukkelijke en legitieme doeleinden worden verzameld. Wij verwerken jouw persoonsgegevens ten behoeve van het sollicitatieproces zoals:

  • het beoordelen van jouw geschiktheid om voor Merkle Nederland te werken;
  • het matchen van profielen op vacatures;
  • het uitvoeren van een screening en interviews;
  • het aanbieden van een arbeidsovereenkomst;
  • het uitvoeren van pre-employment checks, indien van toepassing.

Wat zijn de grondslagen van de verwerkingen?

Persoonsgegevens mogen alleen voor specifieke, uitdrukkelijke en legitieme doeleinden worden verzameld. De verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten is noodzakelijk voor het uitvoeren van een arbeidscontract. Daarnaast verwerken wij gegevens voor het uitvoeren van het gerechtvaardigd belang van Merkle Nederland. Het is in ons belang om geschikte werknemers te werven, en het belang van de sollicitant om een geschikte werkgever te vinden. 
Onze verwerking van bijzondere persoonsgegevens gebeurt op basis van een of meer van de volgende wettelijke grondslagen:

  • de verwerking is noodzakelijk voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.
  • de verwerking is noodzakelijk ten behoeve van veiligheid en controle op integriteit van onze medewerkers op de werkvloer.

Wie heeft toegang tot je gegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens binnen Merkle Nederland. Dit betekent dat jouw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met andere Merkle Nederland-organisaties. De volgende mensen en teams binnen Merkle Nederland kunnen op basis van need-to-know toegang tot jouw persoonsgegevens worden verleend:

  • Recruiters;
  • HR-managers en HR-teamleden;
  • Team managers;
  • Systeembeheerders; 
  • Overige medewerkers van Merkle Nederland waarmee je een sollicitatiegesprek zult voeren. 

Met wie delen we je gegevens buiten Merkle Nederland?

Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij dienstverleners in. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van Homerun en diverse recruitmentbureaus. Deze partijen verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de opdracht van Merkle Nederland. Wij verstrekken jouw gegevens buiten de groep niet aan derden voor marketing, verkoop en andere bedrijfsmatige activiteiten. Wanneer we persoonsgegevens delen met organisaties buiten Merkle Nederland, eisen we dat deze organisaties de gegevens behandelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder wetten over bescherming van persoonsgegevens en beveiliging. Wanneer jouw persoonsgegevens van de EER naar gebieden of landen buiten de EER worden overgebracht, zullen wij ervoor zorgen dat een dergelijke overdracht plaatsvindt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. 

Hoe lang bewaren we je gegevens?

In het algemeen houden we jouw persoonsgegevens zo lang als nodig is, rekening houdend met het doel (de doelen) waarvoor het werd verzameld. Dit is in de meeste gevallen 12 maanden. 

Hoe kun je je rechten uitoefenen?

Je hebt een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. We hebben deze rechten hieronder beschreven. Je hebt het recht op inzage, correctie en/of verwijdering van je persoonlijke gegevens. Je hebt ook het recht om jouw toestemming in te trekken of om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door Merkle Nederland. Je hebt ook recht op overdraagbaarheid van gegevens. Dit betekent dat je ons kan verzoeken om jouw persoonlijke gegevens zoals verwerkt door ons, in een computer leesbaar bestand naar jou of naar een door jou genoemde organisatie te verzenden. Je kunt een verzoek om inzage, correctie, verwijdering, data portabiliteit van jouw persoonsgegevens, het intrekken van jouw toestemming of een bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar human.resources@oxyma.nl.

Denk je dat we niet handelen in overeenstemming met de privacy wetgeving, dan horen we dat graag. Via dit formulier kan je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen gegevensbescherming serieus en hebben geschikte maatregelen geïmplementeerd om misbruik, verlies, ongeoorloofde toegang, ongewenste openbaarmaking en niet-geautoriseerde wijzigingen te voorkomen. Zo zijn we ISO27001 gecertificeerd en voeren het DDMA Privacy Waarborg. Mocht je de indruk hebben dat jouw gegevens niet goed genoeg zijn beveiligd of als je aanwijzingen hebt voor misbruik van gegevens, neem dan contact op met onze Data Protection Manager via maike.boumen@oxyma.nl.